Planifier un événement d’entreprise est un processus complexe qui nécessite une attention minutieuse aux détails. Que ce soit pour un gala, un lancement de produit, une conférence ou un cocktail de réseautage, une liste de contrôle bien structurée est essentielle. Voici votre guide ultime pour un événement corporatif réussi.

1. Définir les Objectifs de l’Événement

• Quel est le but principal ? (renforcement d’équipe, notoriété, réseautage, etc.)
• Identifier les parties prenantes et les décideurs
• Définir des objectifs précis et mesurables

2. Établir un Budget et un Calendrier

• Fixer un budget incluant la location du lieu, la restauration, l’animation et la logistique
• Élaborer un calendrier avec des échéances claires
• Prendre en compte un fonds de prévoyance pour imprévus

3. Choisir le Lieu

• Opter pour un espace adapté à la taille et au type d’événement (SOCIETE 18 offre des salles polyvalentes !)
• Vérifier l’accessibilité, le stationnement et les transports
• Confirmer la disponibilité des équipements nécessaires : audiovisuel, mobilier, cuisine, etc.

4. Planification Logistique et Décor

• Définir un thème et une identité visuelle
• Concevoir l’agencement de la salle : scène, disposition des sièges, zones de réseautage
• Prévoir la décoration, la signalisation et l’image de marque
• S’assurer d’un éclairage et d’une sonorisation adaptés

5. Restauration et Service de Bar

• Sélectionner le type de service (buffet, repas assis, cocktail dinatoire)
• Prendre en compte les restrictions alimentaires des invités
• Engager des barmans professionnels si de l’alcool est servi

6. Divertissement et Activités

• Réserver des conférenciers, artistes ou animations
• Organiser un DJ ou de la musique live
• Ajouter des éléments interactifs : photobooth, cadeaux promotionnels, etc.

7. Technologie et Audiovisuel

• Vérifier la disponibilité des micros, projecteurs, écrans et connexion Wi-Fi
• Préparer et tester les présentations et vidéos
• Organiser une diffusion en direct si nécessaire

8. Marketing et Invitations

• Concevoir et envoyer les invitations (email, médias sociaux, papier)
• Promouvoir l’événement sur le site web de l’entreprise et via la presse
• Gérer les inscriptions et suivre les confirmations de présence

9. Équipe et Sécurité

• Engager du personnel pour la coordination, l’accueil et le support technique
• Prendre des mesures de sécurité et prévoir un contrôle des accès
• Offrir un service d’assistance aux invités

10. Derniers Préparatifs et Jour J

• Effectuer une répétition générale
• Vérifier tous les contrats des fournisseurs
• Préparer une liste de contacts d’urgence et un plan de secours
• Installer et tester l’équipement avant l’arrivée des invités

11. Suivi Après l’Événement

• Envoyer des remerciements aux conférenciers, sponsors et participants
• Recueillir des retours via des sondages ou avis en ligne
• Analyser les performances et identifier les points d’amélioration
• Planifier les prochaines éditions

Avec cette liste de contrôle, votre événement corporatif sera organisé avec succès et sans stress !

Chez SOCIETE18, nous vous offrons une expérience clé en main, vous souhaitez confier la planification de votre événement à des mains de confiance et expérimentées ? Contactez-nous !